Gestionar eficazmente el tiempo

La mayoría de las personas que conozco piensan que invertir mucho tiempo en hacer algo supone hacerlo mejor, sin embargo estas mismas personas suelen decir que no tienen tiempo de nada, que al día le faltan tres o cuatro horas para poder llegar a todo.

A lo largo de la historia, el ser humano siempre ha querido vencer al tiempo, hasta hoy simplemente a podido mejorar la manera de medirlo, desde hace años he aprendido que se puede mejorar la gestión de nuestro tiempo haciendo pequeños cambios y que se pueden obtener mejores resultados invirtiendo menos tiempo, aumentando la satisfacción personal, reduciendo el estrés y las prisas

En este artículo responderé a algunas de las preguntas que más comúnmente me hacen respecto a la gestión del tiempo, hablaré de las causas que provocan que se pierda el tiempo y de los pequeños cambios que puedes incorporar en tu agenda para poder gestionar de un modo eficaz y efectivo tu tiempo, sin tener que renunciar a tu propia vida, hobbies o familia.

Ochenta y seis mil cuatrocientos… cada día a medianoche dispones de 86.400 segundos, todo el día por delante, parece mucho más tiempo si lo medimos en segundos ¿verdad? Si multiplicamos esta cantidad de segundos por 30 días superan los dos millones y medio de segundos, parecen muchos ¿no? Realmente son muchos pero pasan muy rápido, eso es cierto, también es cierto que el paso del tiempo no depende de ti ni de mi, es así, lo que depende de nosotros es la manera de utilizarlo, vivirlo y disfrutarlo.

Me gustaría que pienses unos segundos que harías si al final del día te regalara tres horas extra, sólo para ti, para que las utilizaras en lo que quisieras, tal vez practicar algún deporte, en aprender idiomas, pasarlo con tu familia, ver una película… estimulante ¿verdad?

Causas de una mala gestión del tiempo

La mayoría de nosotros trabajamos o cumplimos algún tipo de horario, una de las principales causas de una mala gestión del tiempo es la falta de planificación, la falta de prevención, delegación o incluso de motivación.

Piensa unos minutos en tu sistema  de planificación del tiempo:

• ¿Tienes un “sistema de planificación” que funcione?
• ¿Recomendarías tu “sistema” a otros?
• ¿Funciona?

Si no funciona o no tienes un sistema o método que te ayude lo normal es que no gestionas tu tiempo correctamente o simplemente que fácilmente podrás mejorar en esta área.

Consecuencias de no gestionar bien el tiempo

No planificar el tiempo es como ir al supermercado sin una lista de la compra, al final cuando llegas a casa, no has comprado aquello que necesitabas, por lo tanto desde mi punto de vista no has alcanzado tu objetivo. Esto suele tener consecuencias negativas, puedes incluso llegar a estresarte o a invertir mucho más tiempo de lo necesario para simplemente comprar leche o pan. ¿Te ha pasado?

En el caso del supermercado las consecuencias pueden ser pequeñas, incluso aceptables, sin embargo, por ejemplo en el trabajo, la falta de planificación puede significar pasar más horas de las necesarias, no satisfacer las necesidades de tus clientes e incluso perder el trabajo.

La falta de planificación del tiempo, además acaba “llenando nuestra mochila” y afectando emocionalmente a otras áreas de nuestra vida, como por ejemplo estrés, culpabilidad, falta de sueño, preocupaciones… como ves estas consecuencias son más graves.

Concepto de la gestión efectiva del tiempo

Ya hace bastantes años Stephen Covey, creo su propio modelo de la gestión efectiva del tiempo, Covey dividió las tareas que realizamos a diario en cuatro cuadrantes que nos ayudan a tomar conciencia de cómo utilizamos el tiempo y como podemos mejorarlo.

A continuación tienes el cuadrante de Covey, míralo y reflexiona en cuál de los cuadrantes ocupas la mayor parte de tu tiempo.

El Sr. Covey, además de desarrollar durante años este estudio entre otros, determinó una serie de características y consecuencias provocadas dependiendo directamente del cuadrante en el que ocupes la mayor parte de tu tiempo.

Consecuencias de permanecer en el:

Cuadrante 1: Estrés, cansancio, sensación de “apaga fuegos”…

Cuadrante 2: Felicidad, satisfacción personal, tranquilidad…

Cuadrante 3: Enfoque y objetivos a corto plazo, planes sin sentido…

Cuadrante 4: Falta de control, irresponsabilidad total, despidos…

Ahora puedes comprender un poco mejor cuales son las consecuencias de una gestión irracional del tiempo, habitualmente todos utilizamos y pasamos nuestro tiempo en todos los cuadrantes, sin embargo, según Covey para convertirnos en personas altamente efectivas deberíamos pasar en términos generales la mayor parte de nuestro tiempo en el cuadrante número 2.

Esto tiene mucho sentido, imagina que pudieras dedicar unos minutos a pensar en cuál es la mejor manera o método para realizar cualquier actividad, seguramente acabarías dedicando menos tiempo a realizar cada una de tus tareas diarias.

Claves para empezar a gestionar mejor tú tiempo

En estos momentos, si te estás planteando aprender a gestionar el tiempo de un modo efectivo y eficaz, debes tener en cuenta que es un proceso y que requiere de un compromiso para que adquieras un nuevo hábito, a continuación te daré algunas claves para empezar.

Utiliza un papel o libreta para apuntar lo siguiente:

1. Los temas pendientes:

• Escribe todo aquello que has de realizar y que tienes pendiente por hacer (colgar un cuadro, recoger el trastero, llamar a un amigo que hace tiempo que no ves…)
• Escribe todo aquello que te gustaría hacer y que no estás haciendo por “falta de tiempo”

2. Los temas actuales:

• Escribe aquello que tienes que realizar en las próximas dos semanas (entregar un proyecto, recoger unos resultados, realizar una mudanza…)

3.   El día a día:

• Cuando empiece el día, escribe todo aquello que has de realizar en ese día (llamar a un cliente, ir al banco, hacer la lista de la compra, ir al supermercado, recoger a los niños del colegio, comer con un amigo…)

4.  Empieza a actuar:

• Cada vez que inicies una actividad, mira tu lista, decide qué es lo más importante en ese momento y hazlo
• Nunca hagas más de una cosa al mismo tiempo
• Una vez has acabado esa actividad de tu lista, hazle una marca y vuelve a mirar la lista, preguntándote nuevamente qué es lo más importante que tienes que hacer en ese momento

Estas 4 claves son un buen inicio para empezar a aprovechar tu tiempo, a medida que avances irás mejorando tu planificación y ya verás que si al principio utilizas este sistema durante una semana, te sentirás mucho mejor, reducirás el nivel de estrés y estarás mucho más satisfecho/a.

“Hoy tengo muchas cosas que hacer, voy a sentarme media hora a rezar”

Martin Luther King

Espero que con estas reflexiones y estos artículos que estoy escribiendo, siempre desde la Mirada del Coaching, te sirvan para tomar mejores decisiones y así mejorar sustancialmente tu calidad de vida y tu sensación de bienestar, vale la pena ser feliz.

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Gracias por leerme

Atentamente Marcos Paricio Carreras

Director y Coach de Experiencia Coaching